PHƯƠNG THỨC TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT PHẢN ÁNH, YÊU CẦU, KHIẾU NẠI

Nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng khi truy cập website và sử dụng dịch vụ tại Phòng khám Da liễu Thẩm mỹ Dr Hồng, chúng tôi xây dựng quy trình tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại như sau:

1. Phương thức tiếp nhận phản ánh, yêu cầu, khiếu nại

Khách hàng có thể gửi phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại đến Phòng khám Da liễu Thẩm mỹ Dr Hồng thông qua một trong các phương thức sau:

a. Liên hệ trực tuyến

Email: Happydermaclinic@gmail.com
Biểu mẫu “Liên hệ” trên website Phòng khám Da liễu Thẩm mỹ Dr Hồng.
Fanpage Facebook chính thức của Phòng khám Da liễu Thẩm mỹ Dr Hồng, nếu có.

b. Liên hệ qua điện thoại

Hotline: 0343.905.379
Thời gian tiếp nhận: Theo thời gian hoạt động và làm việc được Phòng khám công bố tại từng thời điểm.

c. Liên hệ trực tiếp tại Phòng khám

Địa chỉ: 462 Cao Thắng, Phường Hòa Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

2. Trình tự, thủ tục tiếp nhận và xử lý

Bước 1: Tiếp nhận thông tin

Phòng khám Da liễu Thẩm mỹ Dr Hồng tiếp nhận phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại của khách hàng thông qua các kênh liên hệ nêu trên.

Để việc kiểm tra và xử lý được nhanh chóng, khách hàng vui lòng cung cấp các thông tin sau:

Họ và tên khách hàng.
Số điện thoại hoặc địa chỉ email liên hệ.
Mã lịch hẹn, ngày sử dụng dịch vụ hoặc thông tin liên quan, nếu có.
Tên dịch vụ đã đăng ký, tư vấn, thăm khám hoặc điều trị.
Nội dung phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại.
Hóa đơn, phiếu thu, hình ảnh, video hoặc tài liệu chứng minh liên quan, nếu có.

Bước 2: Xác minh thông tin

Phòng khám kiểm tra thông tin khách hàng, lịch hẹn, hồ sơ dịch vụ và nội dung phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại.

Trong trường hợp cần thiết, Phòng khám có thể liên hệ với khách hàng để yêu cầu bổ sung thông tin, tài liệu hoặc bằng chứng liên quan nhằm bảo đảm việc xử lý được chính xác và khách quan.

Bước 3: Xử lý vụ việc

Sau khi xác minh đầy đủ thông tin, Phòng khám tiến hành:

Kiểm tra lịch sử tư vấn, đặt lịch, thăm khám hoặc sử dụng dịch vụ của khách hàng.
Đối chiếu hồ sơ dịch vụ, phiếu thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán liên quan.
Phối hợp với bác sĩ, chuyên viên, bộ phận chăm sóc khách hàng và các bộ phận liên quan để xác minh nội dung vụ việc.
Đánh giá nội dung phản ánh trên cơ sở thông tin, tài liệu và tình trạng thực tế.
Đề xuất phương án giải quyết phù hợp với chính sách của Phòng khám và quy định của pháp luật.

Bước 4: Phản hồi kết quả

Phòng khám Da liễu Thẩm mỹ Dr Hồng thông báo kết quả xử lý cho khách hàng thông qua một hoặc nhiều phương thức sau:

Email.
Điện thoại.
Tin nhắn.
Trao đổi trực tiếp tại Phòng khám.
Phương thức liên hệ khác mà khách hàng đã cung cấp hoặc đăng ký.

Bước 5: Hoàn tất và lưu hồ sơ

Sau khi Phòng khám và khách hàng thống nhất phương án giải quyết, Phòng khám thực hiện các trách nhiệm liên quan và lưu trữ hồ sơ vụ việc để phục vụ công tác quản lý, đối soát và giải quyết các vấn đề phát sinh theo quy định.

3. Thời hạn phản hồi và giải quyết

Phòng khám Da liễu Thẩm mỹ Dr Hồng cố gắng tiếp nhận và xử lý các phản ánh, yêu cầu, khiếu nại trong thời gian sớm nhất. Thời gian dự kiến được áp dụng như sau:

Loại yêu cầu	Thời gian phản hồi ban đầu	Thời gian dự kiến giải quyết
Hỏi đáp thông tin dịch vụ	Trong vòng 24 giờ làm việc	01 ngày làm việc
Hỗ trợ tư vấn và đặt lịch hẹn	Trong vòng 24 giờ làm việc	01 ngày làm việc
Yêu cầu thay đổi hoặc hủy lịch hẹn	Trong vòng 24 giờ làm việc	Từ 01 đến 02 ngày làm việc
Phản ánh về thái độ và chất lượng phục vụ	Trong vòng 24 giờ làm việc	Từ 03 đến 05 ngày làm việc
Khiếu nại liên quan đến dịch vụ	Trong vòng 24 giờ làm việc	Từ 03 đến 07 ngày làm việc
Khiếu nại liên quan đến thanh toán	Trong vòng 24 giờ làm việc	Từ 05 đến 07 ngày làm việc
Yêu cầu chỉnh sửa thông tin khách hàng	Trong vòng 24 giờ làm việc	Từ 01 đến 03 ngày làm việc
Yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân	Trong vòng 24 giờ làm việc	Không quá 07 ngày làm việc, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

Đối với các vụ việc phức tạp cần thêm thời gian kiểm tra, đánh giá chuyên môn hoặc phối hợp với các bên liên quan, Phòng khám sẽ thông báo cho khách hàng về lý do kéo dài và thời gian dự kiến hoàn thành.

4. Biện pháp và công cụ hỗ trợ giải quyết

Để bảo đảm quá trình tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại được thực hiện minh bạch, đầy đủ và chính xác, Phòng khám Da liễu Thẩm mỹ Dr Hồng áp dụng các biện pháp sau:

Lưu trữ lịch sử trao đổi và thông tin liên hệ với khách hàng.
Kiểm tra thông tin lịch hẹn, tư vấn, thăm khám và sử dụng dịch vụ.
Đối chiếu phiếu thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán khi cần thiết.
Tiếp nhận hình ảnh, video và tài liệu do khách hàng cung cấp.
Phối hợp với bác sĩ, chuyên viên và các bộ phận liên quan để xác minh thông tin.
Phân công nhân sự phụ trách theo dõi từng vụ việc cho đến khi hoàn tất.
Lưu trữ hồ sơ giải quyết theo quy định về bảo mật và quản lý thông tin khách hàng.

5. Nguyên tắc giải quyết

Phòng khám Da liễu Thẩm mỹ Dr Hồng cam kết:

Tiếp nhận và xử lý phản ánh, yêu cầu, khiếu nại một cách khách quan, minh bạch và đúng quy định pháp luật.
Bảo mật thông tin cá nhân và thông tin liên quan đến quá trình sử dụng dịch vụ của khách hàng.
Tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng.
Không phân biệt phương thức gửi phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại.
Chủ động phối hợp với khách hàng để giải quyết vụ việc nhanh chóng và hiệu quả.
Không trì hoãn hoặc từ chối giải quyết phản ánh, khiếu nại khi không có lý do chính đáng.
Chỉ sử dụng thông tin, hình ảnh và tài liệu do khách hàng cung cấp cho mục đích xác minh và giải quyết vụ việc.

Trong trường hợp Phòng khám và khách hàng không thể đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam.

6. Thông tin liên hệ

Đơn vị quản lý website: CÔNG TY TNHH PHÒNG KHÁM DA LIỄU THẨM MỸ DR HỒNG
Tên thương hiệu: Phòng khám Da liễu Thẩm mỹ Dr Hồng
Địa chỉ: 462 Cao Thắng, Phường Hòa Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 0343.905.379
Email: Happydermaclinic@gmail.com
Website: https://pkdalieudrhong.vn/